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文學論文

電子文件在線歸檔固化研究

時間:2020年06月11日 所屬分類:文學論文 點擊次數:

【摘要】在信息技術的推動下,文件線上管理越來越便利,這也成為電子辦公的重要推動技術。計算機在辦公系統的發展和應用,為網上辦公提供了可能。本文結合電子文件的在線歸檔應用現狀,分析目前的技術難點和未來發展方向。 【關鍵詞】電子文件;歸檔;固化;研

  【摘要】在信息技術的推動下,文件線上管理越來越便利,這也成為電子辦公的重要推動技術‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。計算機在辦公系統的發展和應用,為網上辦公提供了可能‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。本文結合電子文件的在線歸檔應用現狀,分析目前的技術難點和未來發展方向‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。

  【關鍵詞】電子文件;歸檔;固化;研究

電子檔案管理

  在電子技術在辦公應用的過程中,為線上辦公提供了巨大的便利,成為眾多政府機關單位重要的辦公工具。與紙質文件相比,電子文件在信息處理方面更為便捷,所能處理的工作量也大增,是現代辦公重要的線上工具。然而,在電子文檔應用中,必須注重歸檔的原則和方法,防止因為自身觀念誤區導致電子文件不及時歸檔,或者歸檔過程中沒有進行固化使得文件內容發生變化等,造成工作上的不嚴謹,給日常辦公造成一定的麻煩。本文結合當前的電子文檔的歸檔原則和方法,淺談對電子文檔固化的看法。

  檔案論文范文:企業管理工作中如何創新檔案利用服務工作

  一、電子文件固化呈單套制發展方向

  隨著互聯網一體化的發展和進步,政府機關辦公呈現自動化發展趨勢,以網絡為信息傳遞媒介,為辦公信息的自動化溝通創造了條件。這一信息交流過程中,辦公業務已經可以通過網絡進行開展,各類辦公文件主要以電子文件的形式進行保存和固化,傳統的“雙套制”已不符合時代發展需要,在這一社會背景下“單套制”成為電子文化固化的重要發展趨勢。

  (一)互聯網聯通模式下“單套制”發展有利于節約社會資源。部分政府機關單位下屬職能科室和部門較多,網絡交叉較多,“雙套制”模式下一些重要的文件往往無法做好保密和存儲,容易在互聯網上傳遞,導致政府機關單位的內部文檔泄密,給政府機關單位造成一定的經濟或其他損失,近些年來,此類事件層出不窮,給網絡文件存儲安全引入了新的課題。對此,為避免出現不必要的麻煩和安全隱患,對于電子辦公的重要文件來說,必須注重電子文檔的安全歸檔,進行“單套制”歸檔制度。這對政府機關單位來說,可以考慮節約紙質辦公資源,借助互聯網信息系統的構建,利用互聯網開發技術,將電子文件進行系統的歸檔和編輯,充分利用網絡技術在電子歸檔領域進行電子網絡傳輸,建立安全的電子文件歸檔傳輸環境,實施“單套制”,這種安全網絡的構建,成本低廉,對電子文件的安全歸檔有重要的作用。

  (二)“單套制”固化時必須把握好電子文檔的交集,信息管理部門負責文件的歸檔和保存。隨著電子文檔的廣泛應用,人們對電子文檔的歸檔和應用變得更加重視,相關辦公系統的研發也更加規范化,分散辦公的模式愈加統一和集中,所占用的資源也更為豐富和多樣。因此,結合當前電子文檔歸檔的現狀來看,資源的集中成為辦公系統研發的重要力量,在大中型企業層面,電子文檔的歸集必須有計算機信息部門進行規劃和管理,做好整個部門的統籌,這也是計算機管理部門的重要職責。在當前計算機信息部門進行電子文件歸檔時,呈現集成化和交集化發展的趨勢,計算機信息部門將電子文件信息的交匯點,進行集中統一歸檔和分類。在一些大學中,其課程成績和畢業設計等資料的傳輸,必須經過信息中心的處理和交匯,這些信息匯總整理后又能實現各業務部門的共享。在數據不斷更新的情況下,必須對電子文件進行歸檔和鑒別,通過編目進行網絡傳輸。這也給保存提供了便利,各部門可以通過光盤的形式進行保存,做到定期歸檔整理。

  二、電子文件歸檔原則

  (一)全程管理原則。

  在對電子文件進行在線歸檔時,要堅持全程管理的原則,對電子文件的管理要做到動態、全面、系統。全程管理是電子文件歸檔的新興管理原則,即對電子文件的質量、安全、存儲做到全方位的管理,保證文件在傳輸過程中不失真,全面無縫對接,從而保證文件歸檔的質量。在電子文件歸檔過程中,在遇到問題時要及時解決。鑒于電子文件傳輸的快捷性,必須及時解決遇到的問題方能保證電子文件的及時歸檔,將電子記錄與文件傳輸路徑結合起來,更好地監控電子文件歸檔路線,從電子文件傳輸過程實現文件歸檔的全過程管理,建立完善的歸檔路徑和歸檔體系。這就給我們的歸檔人員提出了更高的要求,歸檔管理人員對歸檔的全過程進行控制,只有如此,才能保證整個文件的完整歸檔。在歸檔的整個過程中,要對電子文件的流程做好介入,有鑒于此,我們必須制定全程管理的對應管理法規與機制,來規范電子文件的管理工作。

  (二)前端控制原則。

  在文件的歸檔管理中,要堅持前端控制的原則,文件和檔案已呈現不可區分的態勢,給我們當前的電子文件歸檔一定的啟示。因此,電子文件的質量對歸檔的文件質量有直接的關系。檔案管理人員必須意識到前端控制原則的重要性,做好電子文件的初期管理,必須采取多種措施對檔案管理流程進行控制,將原有歸檔控制的后面程序提前到控制前段,將更多的注意力放在文件本身,這一前端控制理論對傳統實體歸檔有積極的借鑒意義,這一技術理念為電子文件歸檔創作了條件,也為質量控制提供了新的思路。在電子文件歸檔的前端控制應用過程中,必須整合整個系統的目標和規則,在文件歸檔中實現文檔的全程管理。鑒于電子文件易于丟失的特點,這就更加強調了前端控制的重要性。為了有效防止電子文件的損傷,保證電子文件的真實與完整,在文件形成的初期就需要對其加以管理、控制及維護,堅持“預防為主,補救為輔”的原則。

  三、電子文件歸檔固化方式分析

  電子文檔的固化,主要過程是電子文件在通過檢測后,應該通過時間戳、數字簽名以及電子簽章的形式,對電子文件進行保存,從而保證電子文件的安全性和真實性,上述諸多方式的應用使得文件不可隨意修改和復制,從而賦予整個電子文件的法律效力,這也使得電子文化固化成為當前電子文件歸檔重要的應用方式。在電子文件歸檔過程中,必須充分考慮文檔的信息,例如文檔的整理人員、文檔的檔案編號以及文檔的時間信息等,這就決定各類文檔的分類要掌握好方式。針對電子文檔的不同,在歸檔及固化方式的選擇上要有一定的針對性,本文選擇時間戳、數字簽名等固化方式進行闡述。

  (一)數字簽名的固化方式。

  從數字簽名的發展脈絡來看,其在電子文件的固化應用中有著非常重要的作用。是信息的發送者在文檔傳輸過程中產生的唯一數字鏈,這類數字也是發送者的真實性驗證,這跟紙質簽名有一定的類似性,但是其不是在紙質實現的,其主要是數字加密技術進行實現,這種獨特的數字簽名使得文檔真實性得到充分的保證,也給電子文檔法律效力的實施形成一定的基礎,在當前的電子文檔固化中,為避免文檔的仿造和失真,該技術已成為比較新穎的固化方式,也在電子文檔固化中得到了廣泛的應用。在數字簽名技術發展過程中,通常有兩個兩種互補的運算:一個用于簽名,另一個用于驗證,從而更好地保障文檔信息的真實有效性。

  (二)時間戳的固化方式。

  時間戳(timestamp),其內涵就是能在某一特定時間將某數據清晰真實地表現出來,這一數據是可以驗證且真實完整的,也是文檔信息在某刻中的真實存在且記錄這一唯一時間。時間戳自其誕生以來,在很多行業得到了廣泛的應用,簽名的對象包括各類數據文件和其原始信息等,在現代電子辦公應用領域,其合同簽字、招投標文件審核、金融信貸業務以及股票交易方面發揮著重要的作用。在相關電子文件歸檔中,可以選擇應用時間戳將文件的原文、檔案整理以及相關文件信息進行歸集形成綜合類準確性的信息,這一固化模式的引導下,此類電子文件也具有相應的法律效力,為網上辦公的發展和外延打下了堅實的基礎。

  此外,對相應的數據進行自動轉換為通用版式文件文檔,實現保證PDF電子文件的交互與存儲管理的可信、可控、保真、防篡改,憑證作用,可以采用服務器證書進行PDF版式文件的電子簽章。還可以提供基于國家標準時間源,采用PKI技術,為PDF版式文件提供精準、安全和可信的時間認證。在獲取影像數據文件時,調用數字簽名服務器提供的簽名接口進行文件簽名,同時加蓋可信時間戳,將原文件、簽名值、時間戳簽名、電子檔號、整理歸檔人員信息入庫,形成具有法律效力的數據檔案。隨著電子文件技術的發展日趨成熟,我們必須重視該技術的發展和應用,達到充分利用的目的,使其為我們的生活和社會發展服務。

  【參考文獻】

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  [3]余亞榮,張照余.基于可信時間戳服務的電子檔案證據價值的保全固化方案設計[J].山西檔案,2019(10).

  作者:顧寧紅顧潔黃馨寧

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